東北大学機械系同窓会会員名簿の整備に関わる情報提供の御願い
平成19年3月吉日
東北大学機械系同窓会
会長 石井 敏夫
拝啓 春分の候，ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
日頃，東北大学機械系同窓会の活動に対しご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて東北大学機械系同窓会では，平成15年5月に公布されました「個人情報の保護に関する法律」に基づいた個人情報の適正な取り扱いを検討してまいりました。一方，「個人情報」に対する慎重な取り組みに伴い同窓会名簿の整備に滞りが生じ，近年，連絡可能な会員数の減少が表面化しております。これは，会費納入者数減少の問題にも発展する重要な問題となります。
そこで東北大学機械系同窓会では，今後もこれまで以上に健全な同窓会運営を継続するため「個人情報の保護に関する法律」に基づき下記事項を遵守した上で会員名簿の整備を行ないます。
ご多忙の折恐縮ですが，添付の「会員情報調査票」に氏名，卒業年度，卒業学科及びその他提供いただけます情報を記入の上，同窓会事務局に返送下さいますようよろしく御願い申し上げます。
東北大学機械系同窓会会員名簿の整備に関し，皆様のご理解とご協力を御願い致します。
敬具
記
名簿を保有するに当たり「個人情報の保護に関する法律」に基づき公表する事項
東北大学機械系同窓会は，会則第2条3 会員名簿の整備と発行に際し，「個人情報の保護に関する法律」を遵守致します。また当面，会員名簿の発行は行ないません。
また，会員の「保有個人データの利用目的」および会員本人からの「開示等の求め」に対する対応法は以下の通りです。
1.保有個人データの利用目的
- 機械系同窓会事務局から会員への連絡とニュースレター，同窓会誌の送付
- 機械系同窓会会員名簿への掲載 （同意の得られた項目のみ）
- 青葉工業会への名簿の提供（同意の得られた会員のみ）
- 東北大学全学同窓会への名簿の提供（同意の得られた会員のみ）
- その他，会則に定める事項の遂行に必要と判断された諸業務
（同期会開催のための情報提供，本学の学務に関する情報提供など）
以上の目的以外には一切使用いたしません。
2.「開示等の求め」への対応
「保有個人データ」の本人からの「開示」，「訂正」，「利用停止」の求めに対応いたします。
「開示等の求め」に応じる手続きは以下の通りです。
（1）申し出先
〒980-8579仙台市青葉区荒巻字青葉6-6-01
東北大学工学部機械知能・航空工学科内
東北大学機械系同窓会事務局
Tel/Fax：022-795-6926
e-mail：dousou@mech.tohoku.ac.jp
http://www.mech.tohoku.ac.jp/dousou/
（2）受付方法
確実な対応と「なりすまし」による情報漏洩等のトラブルを避けるため，すべて書面で実施させていただきます。本人確認を厳格に行なうため，電話，メール，FAXによるご請求につきましては対応しかねますことをご了承願います。
（3）申請方法
所定の申請書1をダウンロードし，所定の事項を総てご記入の上，ご本人確認のための書類2を同封し郵送下さい。
- 申請書
- 運転免許書，パスポート，健康保険の被保険者証の写しのうちの一つ
